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Regolamento gruppi

I gruppi AMD sono individuati in gruppi a Statuto (organi tecnici) e gruppi a Progetto.

 

1. GRUPPI A STATUTO (organi tecnici):

  • Sono indicati nello Statuto di AMD come organi tecnici, riguardano l’ambito formativo, la comunicazione e la ricerca (attualmente sono riconducibili ai gruppi della Comunicazione, della Scuola di Formazione Permanente e del Centro Studi e Ricerche);
  • Sono a tempo indeterminato;
  • Sono diretti da un Direttore.

 

2. GRUPPI A PROGETTO:

  • Vengono istituiti dal CDN per portare avanti un mandato “core business” per l’Associazione oppure a seguito della valutazione di una richiesta motivata di almeno cinque soci, per il raggiungimento di specifici obiettivi;
  • Sono a termine; la durata viene stabilita nel momento della formazione del gruppo, in ogni caso non più di quattro anni;
  • Operano su mandato del CDN; il mandato è rinnovabile, su indicazione del CDN, qualora persistano le motivazioni che hanno portato all’istituzione del Gruppo;
  • Sono diretti da un Coordinatore;
  • Devono avere un finanziamento chiaramente definito e approvato sin dall’inizio dell’attività.

 

Il Presidente AMD su mandato del CDN:

  • Nomina il Direttore del Gruppo a Statuto e il Coordinatore del “Gruppo a Progetto”; il Direttore del Gruppo a Statuto viene individuato dal CDN di AMD e dal Direttore uscente sulla base del curriculum che risponda a competenze distintive per il ruolo e la funzione per AMD; analogamente il Coordinatore del Gruppo a Progetto viene individuato dal CDN, in particolare per i gruppi proposti da soci il Coordinatore viene scelto tra i soci che hanno richiesto l’istituzione del Gruppo stesso; l’incarico di Direttore/Coordinatore è incompatibile con la partecipazione ad altri Gruppi;
  • Definisce il mandato in sintonia con la Politica e gli Obiettivi strategici definiti dal CDN;
  • Ogni sei mesi i Direttori dei Gruppi a Statuto e i Coordinatori dei Gruppi a Progetto riferiscono al Presidente ed al CDN lo stato di avanzamento dei progetti in corso, preferibilmente nel corso di una delle riunioni del CDN;
  • In qualsiasi momento il CDN può chiedere una verifica sull’attività ed intervenire con le soluzioni che ritiene opportune;
  • La durata dell’incarico di Direttore del Gruppo a Statuto è di 2 anni, rinnovabile per ulteriori due anni, a giudizio del CDN; la durata dell’incarico di Coordinatore di Gruppo a Progetto è pari alla durata del Gruppo stesso;
  • La direzione/responsabilità del Gruppo potrà essere revocata dal Presidente su mandato del CDN prima della scadenza con delibera motivata;
  • Il CDN nomina un suo rappresentante all’interno dei Gruppi a Statuto e dei Gruppi a Progetto direttamente individuati dal CDN in modo da garantire l’integrazione con il CDN; il rappresentante del CDN partecipa alle riunioni del Gruppo. Per tutti gli altri Gruppi a Progetto il CDN nomina un unico rappresentate che assicura i rapporti Gruppo a Progetto-CDN  e coadiuva il Coordinatore nella redazione del report semestrale al CDN;
  • Possono far parte del Gruppo fino a due consulenti esterni;
  • Il Direttore o il Coordinatore identificato entro una settimana dichiara l’accettazione dell’incarico ed entro quindici giorni propone al CDN i componenti del gruppo, il cui numero non dovrà essere superiore cinque-sette  (compreso il Direttore/ Coordinatore); l’incarico per i componenti del gruppo sarà di quattro anni, non immediatamente rinnovabile (tranne che per il CSR, vedi norme aggiuntive per il CSR); per garantire una continuità  nelle attività ogni due anni sarà rinnovata solo la metà dei membri componenti il gruppo, in ogni caso dovranno rimanere in carica almeno due membri del precedente gruppo; il Presidente su mandato del CDN nomina i componenti del gruppo;
  • Sempre su mandato del CDN, è previsto l’affiancamento nelle attività dei vari Gruppi di alcuni soci più giovani che abbiano partecipato a Corsi di Formazione sulla Ricerca e/o sul Governo Clinico o che a giudizio del CDN possiedano particolare interesse e capacità da valorizzare per futuri incarichi societari;

Entro un  mese dalla sua nomina, il Direttore o il Coordinatore  deve sottoporre al Consiglio Direttivo Nazionale per l’approvazione un programma di attività. Il programma, redatto con i membri del gruppo, dovrà indicare:

  • Obiettivi da raggiungere in sintonia con il mandato ricevuto;
  • Eventuali consulenze necessarie;
  • Pianificazione delle attività, delle riunioni e dei report al CDN e alla Segreteria AMD;
  • Piano economico/finanziario e indicazioni sul reperimento dei fondi.

Due mesi prima della scadenza del proprio mandato, il Direttore o il Coordinatore  deve presentare al Consiglio Direttivo Nazionale  una relazione finale sulle attività  svolte, approvata e sottoscritta  dai componenti del Gruppo.

Eventuali variazioni rispetto al programma previsto devono essere tempestivamente comunicate al Presidente e al CDN per l’approvazione. La prima riunione del gruppo è indetta dal Presidente nazionale o in sua vece dal rappresentate del CDN.

Le riunioni successive sono indette dal Direttore o dal Coordinatore del Gruppo oppure da almeno la metà dei membri del gruppo. Le riunioni potranno svolgersi, previo accordo con la Segreteria, presso la Sede di AMD a Roma.

Gestione economica

Per il Presidente e tutti i componenti del CDN, i Direttori ed i componenti dei Gruppi Strategici e dei Gruppi di Lavoro non è previsto nessun compenso da parte di AMD per le attività concernenti i compiti assegnati, salvo il rimborso, previa presentazione di idonea documentazione, sui moduli predisposti, delle spese di trasferimento per le riunioni. Qualora ad un Socio AMD venga affidato, con approvazione del CDN (direttamente o tramite la delega al Gruppo), un compito diverso (progettazione di evento, consulenza…) nel quale AMD sia il “committente”, egli potrà ricevere un massimo lordo di Euro 5000,00 nell’anno solare, previa presentazione di regolare notula. Qualora invece il diverso incarico ( progettazione di evento, consulenza,…) derivino da contratto con sponsor commerciale, non si pone il limite dei 5000,00 Euro.In AMD deve rimanere “traccia” delle attività “remunerate” dei Soci facenti parte del CDN, dei Gruppi in staff o di progetto, sia che AMD sia il “committente” sia che il committente sia un terzo, ma vi sia un contratto con AMD e quindi per ogni progetto andranno comunicati i soggetti coinvolti e tutte le successive variazioni.

Per la gestione ordinaria  tutti i  Gruppi Strategici  riceveranno ad inizio anno Euro 10.000,00 per tutte le spese necessarie ad avviare la propria attività (inclusi consulenti, segretaria, etc.). Per i Gruppi di Lavoro si prevede invece una somma annua di Euro 5000,00. Tale somma costituisce un anticipo che AMD offre ai Gruppi e che dovrà essere di norma entro la fine dell’anno per mezzo delle iniziative attuate e in accordo con la Segreteria.

In caso di spese straordinarie ed eccezionali del Gruppo che non siano garantite da una copertura finanziaria il Direttore può richiedere che siano onerate da AMD (previa presentazione di un piano di recupero fondi futuro).  Solo in seguito ad approvazione scritta del CDN e previo accordo con la Segreteria si potrà procedere a formalizzare le spese proposte.
I fondi reperiti sui singoli progetti rappresentano il budget del Gruppo a Progetto.

Il gruppo non può raccogliere fondi non finalizzati ad uno  specifico progetto.

Il budget assegnato è gestito autonomamente dal Direttore del Gruppo a Statuto  e dal Coordinatore del Gruppo di Lavoro per la realizzazione del programma specifico approvato dal CDN. Eventuali variazioni rispetto al programma approvato devono essere tempestivamente sottoposte alla approvazione del CDN prima della attuazione.

I Direttori ed i Responsabili sono responsabili dell’uso dei fondi stessi.

I fondi non utilizzati tornano ad AMD che li può utilizzare per finanziare altre iniziative. Per  utilizzazione si intende non solo la spesa reale del danaro, ma anche il fatto che il progetto a cui la spesa è assegnata sia realmente in corso d’opera. La decisione di far rientrare la disponibilità  del Gruppo inutilizzata  nell’anno passato spetta al Presidente ed al Vice Presidente.

Ogni semestre si effettueranno verifiche  sugli obiettivi concordati e sugli aspetti economici.

Le spese, all’interno del budget assegnato,  vanno comunicate con cadenza trimestrale dal Direttore o dal Coordinatore del Gruppo alla Segreteria di AMD per essere registrate sul programma gestionale. La comunicazione deve avvenire anche in caso non vi sia stata alcuna voce di spesa.

La gestione finanziaria dei fondi è svolta dalla Tesoreria di AMD, al fine di garantire il rispetto delle norme fiscali ed amministrative vigenti. Il pagamento delle spese autorizzate avverrà tramite la Tesoreria solamente se la spesa è stata autorizzata preventivamente  (per iscritto o e-mail) dal Direttore o dal Coordinatore del Gruppo e la cifra rientra nel budget assegnato al Gruppo. Sia l’ autorizzazione preventiva che la rimanenza del budget specifico vanno indicati nella documentazione di pagamento che la Tesoreria effettuerà.

Tale documentazione è sempre a disposizione di ogni Consigliere:

  • Le spese ammortizzabili ( acquisto di strumenti ) sono di norma da evitare  e se necessarie concordate con la Presidenza;
  • L’organizzazione di eventi scientifici (congressi, convegni, seminari, ecc.), formativi (corsi, incontri di aggiornamento, ecc.) o divulgativi (conferenze, incontri con i cittadini, ecc.) non previsti nella programmazione, deve essere approvata dal CDN;
  • Il Direttore e il Coordinatore è responsabile della archiviazione in formato elettronico e della conservazione dei verbali delle riunioni del Gruppo e di tutta la documentazione relativa alle attività del Gruppo;
  • Copia di tutti i documenti prodotti dovrà  essere inviata per l’archiviazione definitiva  e la  custodia presso la Segreteria Nazionale AMD in Viale delle Milizie 96, ROMA.
Norme aggiuntive per Centro Studi e Ricerche AMD (CSR)
  • Il direttore del Centro Studi  e Ricerche AMD (CSR) è individuato, di norma, nel presidente AMD appena scaduto.
  • Il Gruppo è composto da sei membri  operativi e da un gruppo di consulenti esperti. Vista la peculiarità del settore e l’esperienza richiesta  non vi sono limiti al rinnovo della carica previa approvazione del CDN.
  • L’individuazione e/o  la conferma di tali membri viene effettuata ogni 2 anni dal CDN in accordo con il Direttore del Gruppo.
  • Agli obbiettivi da raggiungere in sintonia con il mandato ricevuto, il CSR deve aggiungere quelli istituzionali, e in particolare:
    • La proposta, la progettazione,  di nuovi studi e progetti e la conduzione di quelli già in corso.
    • La consulenza su nuove soluzioni organizzative e la verifica dell’attività della rete dei servizi di ricerca in carico a FondAMD.
    • Il referaggio al CDN sui progetti di studio proposti da Soci o altri gruppi AMD o dalla Fondazione AMD-ONLUS. Il referaggio consiste in un giudizio/consiglio di perfezionamento obbligatorio ma  non vincolate su protocolli di ricerca scientifica che dovrebbero essere effettuati da AMD.
    • Il controllo sul corretto svolgimento, negli anni, dei protocolli approvati e gestiti dai gruppi di ricerca individuati dal CSR AMD.
Norma transitoria
Il presente regolamento per assicurare una alternanza nella continuità sarà applicato gradualmente per essere a regime entro maggio 2011: poiché per alcuni gruppi i componenti sono presenti già da 4 anni, in prima applicazione del presente regolamento, si prevede di rinnovare il mandato solo e non oltre il presente biennio.

Vi sono inoltre:

3. GRUPPI DI VALENZA STRATEGICA

4. GRUPPI INTERSOCIETARI

Riassumendo, i gruppi AMD sono:

  • A Statuto
  • Di valenza strategica
  • A progetto
  • Intersocietari